Hace unos meses tuve la oportunidad de rendir los tres primeros exámenes de Scrum(Fundamentos, Developer y Master), sin embargo creo que después de haber aprobado el examen PMP hace algunos meses, me dió la confianza para afrontar los exámenes y aprobarlos.

Para empezar a conversar sobre este Versus, la metodología tradicional contempla dos grandes pilares: PMP y PRINCE-2, sin embargo en éste artículo me enfocaré en PMP.

¿La principal diferencia?.
Su origen: La primera es de EE.UU. y la segunda de UK.

La palabra PMP (“Project Management Profesional”), o lo que es lo mismo, Profesional en la Gestión de Groyectos es una certificación que se consigue a través de un examen del PMI (Project Management Institute), examen basado en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge), libro que actualmente se encuentra en su sexta edición lanzado al mercado en marzo de este año(2018), agrupa una serie de acciones a llevar a cabo dentro de un proyecto y buenas practicas que ayudarán a gestionar y llevar un proyecto a buen puerto, dando mucho enfásis a la fase de planificación(etapas tempranas), es más la mayoría de sus procesos se encuentran en esta fase, esta metodología se ha creado tras décadas de recopilar experiencias previas, puliendo detalles y  añadiendo lecciones aprendidas sobretodo.

Está claro que si ha evolucionado varias décadas en el mundo de los proyectos a nivel mundial no ha sido por casualidad, y ahora mismo es una de las mejores metodologías para gestionar proyectos en cualquier rubro, a pesar de tener carencias, por ejemplo: Todo el PMBoK y toda la metodología están enfocados a megaproyectos, de millones de dólares, con equipos de trabajo en varias lugares del mundo, con escenarios de alcance/tiempo/coste realistas en donde los roles están bien definidos, hay siempre una figura de Patrocinador, director de proyecto, equipo de trabajo, Stakeholders, etc.

Esta metodología está diseñada para poder adaptarla a tus proyectos, no hace falta seguirla al pie de la letra, puedes escoger las partes que aplican a tu proyecto, se centra en un enfoque proactivo y predictivo, pretende anticiparse a los cambios, definir todo lo definible antes de empezar el proyecto, dar un alcance lo más completo posible desde un inicio, organizar un cronograma y ajustar los costes al detalle.

Diferencias entre la metodología ágil y la tradicional
La primera pregunta a resolver es:

¿Son iguales? La respuesta evidentemente es NO.

El examen del PMP consta de 200 preguntas tipo test con cuatro posibles respuestas de las que sólo una es verdadera, se dispone de 4 horas para realizar el examen y los pre-requisitos para poder realizarlo son varios, como tener un título universitario superior y más de tres años de experiencia en dirección de proyectos (4500 horas) o más de cinco años de experiencia (7500 horas) si no se está en posesión de título universitario.

Aparte de lo anterior se necesita haber cursado un mínimo de 35 horas de formación específica y, por si fuera poco, alrededor de un 80% de aciertos en el examen. Y si todo esto te parece fácil, de las 400 preguntas hay entre veinte y treinta que son de “control”, es decir, no cuentan para el cómputo global de la nota final tanto como si las aciertas como si las fallas, pero evidentemente, no sabes cuáles son.

Hace pocos años se iniciaron unos movimientos novedosos en respuesta a diversos problemas que las metodologías tradicionales no podían solventar, al menos de la manera que requerían los clientes. Los principales problemas vinieron con el tiempo de entrega de los proyectos, el cliente demandaba algo y lo demandaba ya, no quería esperar a que se hicieran todos los planes de proyecto necesarios, ni un estudio de riesgos, no entendía por qué se debía hacer un seguimiento al equipo, solo requería que el producto estuviese en su poder lo antes posible y que fuese de calidad.

Los proyectos en cuestión no eran millonarios, un simple desarrollo de software que apenas durara un mes se convertía con la metodología tradicional en un proyecto de dos meses, para poder dar respuesta a esto nacieron las metodologías ágiles que, aunque la lista es realmente extensa (XP, ExcelR, RUP, DSDM, Scrum), en esta breve síntesis nos centraremos en las dos principales y más conocidas. Agile y Scrum.

Para entrar en materia intentaremos explicar en qué consisten las metodologías ágiles, y lo haremos centrándonos en la primera Agile. Es una metodología basada en el trabajo incremental e iterativo. Su biblia es un manifiesto con unos principios ágiles “Agile Manifesto” que surgió a partir de pequeñas semillas de diferentes líderes en la gestión de proyectos a lo largo de todo el mundo que vieron la necesidad de crear algo nuevo que cubriera mejor sus necesidades que lo que había prestablecido hasta ahora. El movimiento ágil surgió en gran medida para cubrir necesidades de proyectos de desarrollo de software en la que aplicar las metodologías tradicionales se equipararía con matar moscas a cañonazos.

Hay una manera muy sencilla de hacerse una idea de las características de Agile. Pensar en proyectos con requerimientos cambiantes, predispuestos al cambio, flexibles, cuyo desarrollo y mantenimiento se adapten según las necesidades, depositando una gran confianza en los equipos de trabajo suponiendo que son auto-suficientes. Todo ello organizando el trabajo en “Time-Boxes” iterativos. Eso es una metodología ágil. De esta forma lo que se gana es rapidez en la entrega de un producto de calidad aunque sea faseado, es decir, el primer ciclo de trabajo ya produciría un entregable, una versión Beta por así decirlo, que si bien no cumpliría con todas las funcionalidades requeridas por el cliente, podríamos incluso tacharlo de prototipo, permitiría al cliente hacerse una mejor idea de lo que tiene y de las cosas a mejorar; tras esta primera entrega pueden redefinirse requisitos que se traduzcan en requerimientos, y en el segundo ciclo de trabajo el equipo ya no tendría que partir de cero, tendría una base sólida para crear más rápido una nueva versión del producto con nuevas o mejoradas funcionalidades.

El ciclo de vida de un proceso SCRUM consiste en coger un “Product Backlog”, que no es más que un paquete de requisitos del cliente/sponsor, el “Product Owner”, descomponerlo en varios “Sprint Backlog”, paquetes de trabajo más pequeños y manejables de los requisitos, y para realizarlos se iteran distintos “Sprint” de trabajo, que pueden ir desde las 24 horas a 30 días. Finalmente lo que resulta de este proceso es un producto final que se ha ido formando a partir de pequeños incrementos y mejoras constantes. Repitiéndolo para cada “Product Backlog” obtendríamos el producto final. Aquí la principal diferencia con otras metodologías ágiles (y por supuesto con las tradicionales) es la figura del “Scrum Master” que no debe ser confundida con la de “Project Manager”. Su figura es más la de un asistente del proceso que conduce las sesiones, aconseja al “Product Owner” sobre la visión y objetivos finales, y asegura el uso de SCRUM para el proyecto. La otra característica de SCRUM son las reuniones que mantiene todo el equipo. Antes de un Sprint está la “Sprint planning meeting” que puede durar hasta 8 horas, donde se definen el “qué” y el “cómo” se va a elaborar el trabajo, si buscamos una similitud con la metodología tradicional podría equipararse con definir el alcance. Tras esto, cada día que dure el Sprint se realizan “Daily Scrum” de unos 15 minutos, son las reuniones que todos tenemos en la cabeza con post-it en la que se pone en común lo que se hizo desde la anterior Daily, lo que se va a hacer hasta la siguiente y los inconvenientes encontrados. Y por último, la “Sprint Review” al acabar el Sprint en la que se presenta el producto resultante del “Sprint Backlog”. Adicionalmente, al finalizar una serie de Sprint se pueden realizar una retrospectiva, de unas 3 horas de duración, en la que se evalúan más las técnicas y habilidades empleadas para valorar si pueden mejorarse y aplicarse para los siguientes Sprint. Como siempre, mejora continua.

El único punto negativo, mal entendido por los equipos de trabajo, es asociar la metodología ágil con la ausencia de documentación, es cierto que al ser sprint rápidos, ligeros y en constante cambio es complicado realizar una documentación detallada, pero no es excusa para suprimirla totalmente, ya que unos mínimos siempre deben estar presentes en los proyectos, por muy ágiles que sean. Para obtener el título de SCRUM Máster existen multitud de cursos impartidos por expertos que superando un examen final otorgan el título PSM-Profesional Scrum Máster.

Para finalizar, hablando a nivel global, podríamos decir que las metodologías tradicionales le dan mucha énfasis en la planificación, mientras que las ágiles ponen su foco en la ejecución y el valor. En lo que se refiere al Project Manager, tradicionalmente es una figura que controla el proyecto y dirige a los miembros del equipo, mientras que en el mundo ágil los equipos están auto-organizados y auto-dirigidos. La primera posee líneas base de tiempo, coste y alcance, la otra es adaptable al cambio, y su restricción principal es la calidad del producto y la rapidez.

 

Ing. Alex Urdiales Salazar
PMP®,  ISTQB®, SFC™, SDC™, SMC™

 

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