Hace poco tuvimos la oportunidad de elegir nuevas autoridades para cada uno de nuestros distritos, provincias y regiones de nuestro país, merecido o no, quiero pensar que como todo buen funcionario público, pondrá de su parte para esmerarse en realizar un excelente trabajo, al pensar esto, se me viene a la mente que cada uno de estas autoridades deben ser buenos gestores de proyectos, y también se me viene a la cabeza las buenas prácticas en Gestión de Proyectos basados en PMI, porque muy al margen de la parte técnica en la gestión de proyectos, la mayoría de nuestros gestores carece de Ética y habilidades blandas, la primera viene del hogar, lo segundo puede desarrollarse, pero vayamos a lo que le importa en realidad al Sponsor y Cliente principal: El ciudadano.

La ejecución de los proyectos en la gestión pública está fuertemente condicionada por características específicas: colaboradores con funciones muy específicas y poco flexibles; ejecución de gran cantidad de proyectos externos en un lapso de 4 o 5 años con la intervención de proveedores externos, mecanismos rígidos de contratación poco adaptables a casos particulares, existen una brecha a tomar en cuenta, casi siempre los proveedores externos suelen ser empresas privadas, la gestión privada y la pública tienen problemáticas distintas, por lo que conviene reflexionar sobre ellas separadamente.

Estas características particulares de entidades públicas afectan a distintas áreas de la Gestión de Proyectos. La principal diferencia tiene que ver con el origen de los recursos públicos, que viéndolo desde el marco de trabajo del PMP, viene a ser el dinero con el que se ejecutan los proyectos. En el caso de la administración, no se trata de proyectos cuyo objetivo vaya a reportar un beneficio económico, más bien social; ofreciendo un servicio a los ciudadanos, que en algún momento confiaron y dieron su voto. El éxito de estos proyectos públicos pasa por medir el grado de satisfacción de los ellos, que en PMP vienen a ser los clientes, y de alguna manera el Sponsor o patrocinador porque es de los impuestos de todos de donde se obtiene el dinero para dicha ejecución de proyectos.

No todos los gestores públicos son conscientes de los riesgos específicos en los proyectos para la administración, debido a su especial sensibilidad, más que en un proyecto de inversión privada donde el dinero a invertir merece un producto o servicio que en el mejor de los casos genere más beneficios, en la gestión pública las adquisiciones y la intervención de proveedores externos, los cambios de requerimientos, la participación cada vez más activa del ciudadano como Stakeholder(Interesado) activo en todo el proyecto, o el riesgo político, son factores condicionantes en los proyectos públicos, por lo tanto la Gestión Pública, debería ser la principal interesada en mejorar la forma en que presta sus servicios a la sociedad. Esto redunda tanto en una mejor imagen, como en una mayor agilidad y eficiencia de sus procesos internos, los cuales deberían mejorar, hacerlos más transparentes y ágiles.

La gestión del alcance de los proyectos también se ve influido por su componente política. Cuando los proyectos rebasan los periodos de tiempo de los gobernantes, a menudo, esto afecta al proyecto con modificaciones en sus requisitos, replanteamientos, hasta cancelaciones. Esta circunstancia, y los continuos cambios de criterio que se originan, es la principal causa de los sobrecostes, aplazamientos en los proyectos públicos, que muchas veces quiera o no conllevan a la CORRUPCIÓN, tema que también el PMP lo toma en cuenta como uno de sus pilares principales para ejecutar proyectos.

Si aplicamos un poco del PMP en la Gestión Pública, sin duda alguna podría generar beneficios para los principales interesados:

       ·Mejor comunicación interna entre los componentes del equipo de proyecto, gestor público, stakeholders, proveedores externos.

     ·Visión clara para cada uno de los agentes sociales relacionados (stakeholders o interesados), facilitando la comunicación externa y la resolución temprana de conflictos para evitar costos innecesarios y pérdida de tiempo, ya que se identifican, se describen y se toman decisiones para mitigar o evitar riesgos.

       ·Se maneja eficientemente la incertidumbre y el riesgo al tener identificados y comunicadas todas las amenazas en el momento en que se detectan.

       ·Se consigue poder gestionar adecuadamente los seguimientos del proyecto mediante la información almacenada con todas las planificaciones periódicas donde se reflejan las previsiones y cumplimientos.

       ·Mejora de las relaciones entre las distintas Gestiones Públicas y/o con proveedores externos: Las relaciones entre los diferentes organismos de la Administración Pública son muy comunes, y el uso de la Gestión de Proyectos basada en estándares reconocidos internacionalmente, puede ayudarlas en gran medida.

      ·Adaptación de los organigramas de entidades públicas a estructuras proyectizadas o matriciales fuertes, así los directores de proyecto crecen en autoridad y en toma de decisiones.

La implantación de la metodología PMP en la gestión pública local tendría por tanto muchas ventajas no sólo económicas y de gestión empresarial, sino también de gestión política.

Por ejemplo, en un primer momento, podrá parecer que la implantación de la metodología PMP amordaza a los responsables políticos de las instituciones, sin embargo, no es así. Más bien al contrario, la implantación de PMP es una medida de ahorro sin recortes y de aseguramiento de la calidad y mejora en la gestión de proyectos, y ello porque:

     ·Se pone énfasis en la planificación, un examen previo de los proyectos o asuntos durante la redacción del Acta de Constitución, que en este caso se retroalimentaría con lecciones aprendidas de anteriores gestiones para una gestión transparente, al realizarse un análisis previo de los riesgos y la viabilidad, de las posibilidades de financiación de los proyectos, el equipo gestor del municipio se asegura de poner en marcha sólo proyectos viables.

      ·Permite realizar una estructura de desglose de los trabajos, lo que es PMP un EDT y un cronograma realista del proyecto, de forma que el plazo de ejecución, la asignación de tareas y la necesidad de contratos externos sean previstos con suficiente plazo, por el área de adquisiciones, para que no se produzcan retrasos, ni estimaciones de plazos basadas que resultan ser falacias o falsos positivos.

      ·La valoración y medidas de mitigación de riesgos conocidos, obteniendo altos estándares en la gestión de calidad.

     ·La determinación de colchones temporales y económicos para los riesgos desconocidos.

    ·La identificación de los interesados relevantes a favor y en contra del proyecto y las estrategias a adoptar para potenciar su apoyo al proyecto.

   ·La creación de un repositorio de lecciones aprendidas por cada grupo de procesos y por cada área de conocimiento, gestión tras gestión edil, de esta manera lograr procedimientos estandarizados, por ejemplo: estrategias frente a interesados conocidos: gestiones públicas, entidades financieras, stakeholders con mucha influencia.

    Todos conocemos obras a medio ejecutar, pavimentaciones reconstruidas cada medio año, piletas sin funcionar, plazas a media caña, piscinas públicas usadas como almacenes, en los que el proveedor ha renunciado, no hubo o sólo estuvieron para la foto de la primera piedra.

    Para terminar este artículo recalco, pero no es menos importante que la parte técnica en la ejecución de proyectos, nuestras autoridades deben tener conciencia del valor ético en los proyectos, las habilidades blandas deben ser desarrolladas para liderar de forma proactiva y humana, pensando no sólo en su bienestar propio, sino tener empatía y ponerse en los zapatos de los ciudadanos que confiaron en ellos, sin defraudar, sin decepcionar, sin retrasar el desarrollo de todo un pueblo, porque en ello consiste la verdadera política, la política peruana es una fotografía real de lo que estamos viviendo, paremos éste cáncer de corrupción y empecemos a gestionar de forma transparente, gestionar bajo los estándares del PMI, es una excelente opción.

      Como ejemplo de administración impulsora de las mejoras en la gestión pública, es la de Gran Bretaña, cuyo gobierno impulsó el método de gestión de proyectos PRINCE2(otra metodología en gestión de proyectos), pero ésta, ésta es otra historia.

Ing. Alex Urdiales Salazar
PMP®,  ISTQB®, SFC™, SDC™, SMC™
E-mail: aurdiales@elnucleoti.com
Celular: 944663104

 

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